Valgkomitéens sammensetning er beskrevet i lagets vedtekter. Vanligvis består den av 3 medlemmer som hver velges for 3 år, slik at ett medlem er på valg hvert år. Det er også vanlig at den som er inne i sitt tredje år leder komitéen det året.
Valgkomitéen velges av årsmøtet. Det varierer fra lag til lag om nye medlemmer til valgkomitéen foreslås av komitéen selv, av styret, eller av årsmøtet. Det er en fordel om laget vedtektsfester sin ordning, så det ikke er tvil om hva som gjelder.
Medlemmer i valgkomitéen bør ikke ha andre årsmøtevalgte verv i laget.
Etter årsmøtet bør hele valgkomitéen kontaktes av lagets sekretær og gjøres oppmerksom på komitéens sammensetning og ansvarsoppgaver.
Arbeidet i valgkomitéen igangsettes av hhv lokallagsleder/lokallagssekretær og fylkessekretær. Disse kan gi valgkomitéen tilgang til medlemsregisteret, og de kan etter avtale med komitéen sende ut oppfordring til lagets medlemmer om å komme med forslag på kandidater til de forskjellige vervene.
For å være valgbar, må man være medlem i det aktuelle laget. Bostedsadresse er ikke avgjørende for lagstilhørighet. Eventuelle andre krav framgår av lagets vedtekter. Lag som ikke har egne vedtekter omfattes av NBS sine mønstervedtekter for hhv lokal- og fylkeslag.
Valgkomitéen bør snakke med alle vervinnehavere, også de som ikke er på valg. Slik kan den danne seg et bilde av hvilke ressurser laget har behov for.
At noen sier ja til gjenvalg, betyr ikke at de automatisk skal innstilles. Kandidater som er på valg, kan også være aktuelle for andre verv/posisjoner enn de hittil har hatt.
Valgkomitéens oppgave er å finne personer som utfyller hverandre best mulig og som sammen kan gjøre den beste jobben for laget.
Komitéen må vurdere kandidatenes habilitet, både ifht verv og familie/slektskap. For eksempel bør ikke leder og kasserer ha nære bånd til hverandre. Det kan også være uheldig om flere styremedlemmer eller revisorer er i nær familie med hverandre.
Personer som forespørres om å påta seg verv, må få tilstrekkelige opplysninger om hva dette innebærer:
- Møtefrekvens, møteform (fysisk/digitalt/telefon) og tidspunkt for møter
- Arbeidsmengde
- Ansvar
- Godtgjøringer (eller fravær av godtgjøringer)
- Forventninger til digital kompetanse som bruk av Teams, Zoom, Messenger, annet
Hvis en god kandidat har logistikkproblemer e.l., bør valgkomitéen avklare hvordan laget kan tilrettelegge for at vedkommende likevel kan ha verv.
Valgkomitéen leverer sin innstilling til lagets sekretær, slik at den kan sendes ut sammen med øvrige sakspapirer til årsmøtet.